אילו דברים חייבים להיות באירוע מוצלח?

תכנון אירועים הוא לא דבר פשוט – בשביל שאירוע יהיה מוצלח, חייבים לקחת בחשבון את כל הבלת"מים והמקרים שאתם עלולים להיתקל בהם במהלך האירוע. כשאתם מתכננים אירוע, חשוב לחשוב גם על הפרטים הקטנים ביותר, מהנוחות של המוזמנים ושימוש במצננים ועד תיחום השטח לנוחות ולסידור הקהל באמצעות גידור זמני. 

אז אילו דברים חייבים להיות באירוע המוצלח שלכם, ואולי לא חשבתם עליהם? הנה רשימה התחלתית: 

מצננים

בארץ החמה שלנו, מצננים הם כמעט מאסט בכל אירוע. מצננים הם מכשירים המיועדים לאירועים וכנסים שנערכים במקומות חיצוניים ובאוויר הפתוח, והם מספקים זרימה של אוויר קר (בניגוד למאוורר, מצננים מספקים אוויר שהוא קר משמעותית יותר מהטמפרטורה בחוץ, בזכות שילוב של מים וקרח). אם אתם עורכים אירוע קיצי בחוץ או אירוע שיש לו גם חלק חיצוני, מצננים חייבים להיות חלק בלתי נפרד מהאירוע שלכם, והם אלו שיבטיחו שהאורחים שלכם ירגישו בנוח בכל חלק וחלק מהאירוע, ולא משנה מה מזג האוויר בחוץ. חשוב לציין שאם האירוע נערך בחורף, כדאי לקחת בחשבון דווקא פטריות חימום או תנורי חימום!

גידור זמני

גידור זמני הוא ציוד שהוא חשוב מאוד באירועים ספציפיים – למשל, באירוע של הופעה, באירוע בו יש במה עם נאומים, באירוע רב-משתתפים ובכנסים. גידור זמני מאפשר לנו לסדר ולחלק את שטח האירוע, לתחם את שטח האירוע (חשוב מאוד אם האירוע הוא אירוע בטבע, למשל), לכוון את האורחים ואת תנועת הקהל בצורה נוחה וכן ליצור מחסומים במידת הצורך. כמו כן, אם מדובר על אירוע הדורש רכישה של כרטיס, גידור זמני מאפשר בצורה הקלה ביותר לוודא שרק מי שרכש כרטיס ייכנס לשטח האירוע. מומלץ להיעזר בגידור זמני שניתן לפרק בקלות, לאחסן ולהוביל בלי כל בעיה, וכן להיעזר בחברת ציוד לאירועים שתעזור לכם בכל התהליך. 

מוזיקה

מוזיקה היא חלק בלתי נפרד כמעט מכל סוג של אירוע, וזה לא משנה אם מדובר על אירוע גיבוש בעבודה או על חתונה, שכן מוזיקה מייצרת אווירה ותורמת להווי הכללי של האירוע. כשאתם חושבים על מוזיקה, חשוב להתאים את סוג המוזיקה לסוג האירוע ולקהל היעד, כדי ליצור אווירה שמתכתבת עם הקהל ולא מתנגדת לה. כמובן, יש אפשרויות שונות להפעלת מוזיקה באירוע – זה יכול להיות פלייליסט מוכן מראש, דיג'יי שיהיה ער לרחשי הקהל ולרצונות הקהל, או אפילו להקה או זמרים. 

מקומות ישיבה

גם אם מדובר על אירוע שכל כולו סביב רחבת הריקודים, אל תשכחו להוסיף גם פינות ישיבה – אלו יכולים להיות כיסאות בר, כורסאות נוחות, פינות ישיבה מחוץ לאולם וכל מה שיאפשר לאורחים שלכם גם לשבת ולנוח. כדאי לדאוג למספיק מקומות ישיבה כדי שאף אחד לא ימצא את עצמו עומד בחוסר נוחות במהלך האירוע שלכם! 

קייטרינג ובר בהתאם לאירוע 

למרות שזה מובן מאליו שהאוכל והשתיה באירוע שלכם הוא הכרחי להצלחת האירוע, חשוב להדגיש את הנקודה הזו מספר פעמים, שכן בהחלט מדובר על האלמנט מהחשובים ביותר באירועים. חשוב להתאים את האוכל לאופי האירוע ולקהל היעד, וכן גם למזג האוויר (שייק וגלידה באירוע צהריים קיצי או מרקים חמים באירוע חורפי). גם הבר משחק פה תפקיד – חשבו אילו משקאות מתאימים לאירוע שלכם – קוקטיילים הם מאסט לאירועים יוקרתיים ואלגנטיים בעוד סוגים שונים של בירה יעבדו היטב באירועי צהריים קלילים.