הניסיון העשיר שלנו בתחום האירועים מראה שלאירועי חוץ בארץ יש אינספור יתרונות, אך בו זמנית הארגון שלהם עלול לטמון מספר אתגרים שחשוב לקחת בחשבון בעת תכנון כל אירוע. הרי ידוע שרושם זה משהו שקשה לבנות וקל להרוס, לכן חיוני כבר בשלב התכנון לחשוב על כל פרט ופרט. וכמובן, במידת הצורך, להיעזר באנשי מקצוע. בשביל זה אנחנו כאן! קבלו כמה טיפים לתכנון אירוע חוץ מוצלח ללא תקלות.
- Location, location, location
המכנה המשותף היחיד של אירועי חוץ זה שהם מתקיימים מתחת לכיפת השמים. מכאן כל אירוע משתנה בהתאם לסוגו: חתונה שונה מיום הולדת, ששונה מגיבוש צוות או אירוע חברה. אירוע יכול להתקיים ביער, על שפת הים, בשמורת טבע או פארק מים. חשוב לוודא מראש שמיקום שבחרתם יכול להכיל את כמות האורחים שלכם, שהגישה אליו נוחה מבחינה תחבורתית ושיש חניה במקום, שלא צריך לקבל אישורים מיוחדים לקיום האירוע במקום, ושאין מסביב ריכוזי אוכלוסיה שיכולים להפריע לכם, ואתם להם.
- סידורי ישיבה
לא משנה איפה יתקיים אירוע החלומות שלכם, רוב הסיכויים שתצטרכו בשלב כלשהו להושיב את האורחים. מחצלות, ערסלים, כיסאות, שולחנות ופינות זולה הכי יעיל, משתלם ונוח להשכיר מחברות המתמחות בהשכרת ציוד לאירועים. כך לא תצטרכו להתעסק עם לוגיסטיקות מיותרות ולדאוג להובלת כיסאות בודדים. השכרת כיסאות וציוד חוץ נוסף תפנה לכם זמן יקר ותוכלו להיות 100% נוכחים באירוע שלכם.
- מזג האוויר
לא משנה כמה זמן מראש תתכננו את האירוע שלכם, לא תוכלו לדעת בוודאות מלאה מה יהיה מזג האוויר בעת האירוע. לכם צריך להיערך לכל תרחיש אפשרי בהתאם לעונה ושעת האירוע, ולדאוג לפתרונות הצללה שיעמדו גם ברוח חזקה, מצננים וקרם שיזוף בקיץ, או לפטריות חימום וכירבוליות בערב בחורף.
- חשמל זמין
אפילו אירוע פשוט ביותר בחיק הטבע כנראה לא יצא לפועל בלי חשמל. אתם תצטרכו הגברה, תאורה, מקררים ויכול להיות שאפילו רשת וואי פאי. לכן חובה לחשב את צורכי החשמל שלכם ולוודא שהמיקום שבחרתם יכול לספק אותם. אם לא, יש לדאוג לגיבוי גנרטור שגם אותו ניתן להשכיר יחד עם ציוד נוסף.
- היגיינה וניקיון
תפריט טוב לאירוע הוא סעיף די מובן מאליו שכולם משקיעים בו. אבל כדאי לדאוג גם לנושא ההיגיינה במקום. תוודאו שבמיקום שבחרתם יש מספיק שירותים לכמות האורחים שלכם, ואם לא, תדאגו להשכיר גם שירותים כימיים ניידים. כדאי לדאוג גם לאמצעים לאיסוף ומחזור אשפה.
- בטיחות האירוע
בטיחות אורחים ומשתתפים באירועי חוץ היא תנאי הכרחי לאירוע מוצלח שייזכר רק על הצד הטוב. תוודאו שיש במתחם רופא או איש צוות שיכול לתת עזרה ראשונה, ערכת עזרה ראשונה ואזור נפרד לפינוי במידת הצורך. כמו כן יש לוודא שרק מוזמנים נכנסים לאירוע ולהגביל גישה לכל השאר.
אלה הסעיפים הבסיסיים שיש לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע חוץ. כמובן יש לא מעט היבטים נוספים, וכדי לא לפספס כלום הכי מומלץ להיעזר באנשי מקצוע עם ניסיון רב בתחום אירועי חוץ.
זכויות שמורות למ.אירועים בע"מ 
בניה וקידום אתרים